La implementación de la presente Política tiene como fin dar cumplimiento a las normas y regulaciones establecidas en la República de Colombia en relación con la protección de datos personales. De este modo, Linalca Informática S.A. se compromete a garantizar los derechos de las personas vinculadas a la compañía y promover buenas prácticas para el cumplimiento de sus deberes y compromisos con los proveedores, clientes y demás socios de negocios.
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
Establecidas en el artículo 3 de la LEPD (Ley Estatutaria de Protección de Datos) y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD (Ley de protección de datos), para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Linalca en los términos y condiciones recogidos en la misma. No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Linalca Informática S.A. a través del área de mercadeo para el tratamiento de las bases de datos de los clientes, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Linalca Informática, en el desarrollo de su actividad comercial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. La compañía cuenta con las siguientes bases de datos en las cuales debe gestionar:
Base de datos | Finalidad |
Clientes | Mercadeo, comercial, cartera: promociones, comunicados, invitaciones a eventos, otras finalidades. |
Empleados | Recursos humanos; gestión de nóminas; gestión contable, fiscal y administrativa; historial clínico; análisis de perfiles; otras finalidades |
Proveedores | Gestión contable, fiscal y administrativa; otras finalidades |
El tratamiento de los datos sensibles puede desarrollarse cuando:
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares de los datos personales.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
Los derechos del Titular son los siguientes:
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes tienen una protección especial y prevalecen en el tratamiento de los datos personales. De acuerdo con lo anterior, Linalca Informática S.A. velará por el adecuado uso de los mismos tal como se establece a continuación y teniendo en cuenta lo establecido en el Manual de Políticas de Seguridad de la Información LC-MAN-082. Para el tratamiento de los datos personales de los menores de edad deberán cumplirse los siguientes parámetros:
El personal encargado de Servicio al cliente dentro la compañía, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: (71) 601 6351055 Ext. 1101. Correo electrónico: servicioalcliente@linalca.com
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Linalca Informática S.A. solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Linalca Informática S.A. a través del correo electrónico servicioalcliente@linalca.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o por medio de correo postal remitido a carrera 13 79-50, Bogotá D.C. La solicitud debe contener los siguientes datos:
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Una vez recibida la solicitud, el Asistente de Servicio al Cliente da respuesta a la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente puede elevar la queja correspondiente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido al Linalca Informática S.A. al correo electrónico servicioalcliente@linalca.com indicando en el Asunto “Queja o Reclamo por solicitud de consulta de datos”, o a través de correo postal remitido a Carrera 13 79-50, Bogotá D.C. La solicitud debe contener los siguientes datos:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La compañía resolverá la petición de consulta, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha probable en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
Con el fin de garantizar la protección de los datos personales contenidos en las bases de datos, será obligatoria la suscripción de un contrato de transferencia o transmisión de datos personales con un tercero dentro de la República de Colombia cuando sea necesario el tratamiento de los datos personales para la ejecución de las relaciones contractuales.
Conforme a lo anterior, todos los contratos suscritos deberán establecer el objeto de la transferencia o transmisión, las condiciones mínimas de seguridad, las obligaciones para el responsable o encargado del tratamiento de los datos (según sea el caso), las finalidades del tratamiento, los derechos de los Titulares y las demás disposiciones que regulen el adecuado tratamiento de los datos personales contenidas en las bases de datos de Linalca Informática S.A. conforme a los parámetros establecidos en el presente documento.
Las bases de datos, de responsabilidad de Linalca Informática S.A., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.
Linalca Informática S.A. en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del capítulo 26 del decreto 1074 de 2015 y del Decreto 090 de 2019 por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, ha realizado el registro de sus bases de datos en el RNBD – Registro Nacional de Base de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que tiene a cargo la administración del Registro Nacional de Bases de Datos.
Servicioalcliente@linalca.com
318 819 56 39
+57 (601) 635 10 55 Ext.: 1023
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