Sistema, Control y Comunicación

La Gerencia de cohesión integra todos aquellos procesos internos que permiten coordinar, monitorear, y cohesionar los procesos misionales que desarrolla la organización. Es decir, asegura la calidad de los productos y servicios que ofrece la organización de acuerdo con parámetros de eficacia, eficiencia, efectividad y demás estándares acordados (economía, medio ambiente, entre otros). Para que una organización desarrolle las capacidades de autocontrol, autorregulación y autogestión, que le permitan asegurar estándares de calidad es necesario entender el significado de los conceptos clave: Sistema y Contro

Sistema

La palabra sistema se emplea con frecuencia en el lenguaje cotidiano. Es común hablar del sistema de transporte público masivo –Transmilenio, del sistema nervioso, del sistema de información de una empresa, del sistema solar, del sistema de control interno de una organización. Pero, ¿A qué se refiere el término sistema en dominios tan diversos?Es importante precisar cuáles son las características de los elementos que lo constituyen:

En el contexto de las organizaciones, un sistema es un conjunto de actividades humanas interrelacionadas que apuntan a un propósito. Para poder realizar cualquier actividad se requiere el trabajo cotidiano de las personas, recursos y medios; sin embargo, el análisis se centra en las actividades.
A la hora de diseñar un nuevo sistema o intervenir uno existente, es crucial precisar cuáles son sus componentes. Los sistemas organizacionales, al estar constituidos por actividades humanas reaccionan de formas muy diversas e impredecibles a la intervención de un agente externo. Cuando se desea hacer un cambio organizacional en una organización, por ejemplo modificar su sistema de evaluación de personal, es muy común encontrar resistencia a este cambio. Esta capacidad de cuestionar, proponer, sugerir, rechazar y demás características propias de los seres humanos hacen complejo el diseño y la intervención en sistemas organizacionales y los diferencia de otros sistemas organizacionales.

Control

En el lenguaje común, controlar tiende a asociarse con vigilar, supervisar, o restringir. En el contexto organizacional, no suele hacerse distinción entre controlar y auditar. El precisar el significado de control sirve para determinar qué tipo de actividades se adscriben al modelo de control organizacional.

En términos generales, controlar un sistema (cualquiera que sea su naturaleza) implica un proceso continuo de ajustes que es necesario realizar para que el estado observado en su comportamiento corresponda con aquel estado que se desea alcanzar. Este proceso continuo de ajuste se denomina realimentación. Es posible diseñar sistemas de control aun cuando no se conozca el detalle de la operación interna de un sistema. Un gerente de una organización probablemente ha desarrollado una serie de prácticas para controlar su organización, por ejemplo, delegar varias actividades en sus subalternos, realizar ciertas reuniones, revisar algunos reportes e indicadores; sin embargo, con seguridad no sabrá en detalle lo que cada uno de sus empleados hace ni cómo lo hace. De aquí se desprende que controlar no implica reducir incertidumbre; de hecho, la incertidumbre es una de las características propias de los sistemas organizacionales (en particular de las entidades); por tanto, el reto es justamente desarrollar una capacidad de control en una organización no predecible, que, además, subsiste en un entorno caracterizado por cambios normativos, tecnológicos e ideológicos poco predecibles.
Otro principio es que “Lo que no se puede medir, no se puede controlar”. Esto indica claramente la relación entre un mecanismo de control y un conjunto de indicadores; sin los segundos, es imposible desarrollar el primero. En otras palabras, si no se cuenta con la capacidad para observar apropiadamente el estado actual del comportamiento de un sistema y no es posible comparar esta observación con el estado futuro que se desea, no puede determinarse un conjunto de acciones cuya intencionalidad sea rectificar el rumbo en la dirección deseada.

Comunicación

La comunicación suele entenderse como el proceso por el cual un emisor transmite información a un receptor a través de un canal (Shanno & Weaver, 1949). El fenómeno de la comunicación como proceso esencial del quehacer cohesionado de una organización. En consecuencia, se debe entender comunicación no como un proceso de transmisión de información sino como un proceso de coordinación de acciones.
Esta definición implica un constante circuito de realimentación entre emisor y receptor hasta alcanzar la coordinación de sus acciones. Un tercer principio establece que el control y la comunicación son dos caras de la misma moneda: Esto implica que el diseño de un sistema de control debe estar estrechamente ligado al diseño de un sistema de comunicación en una organización.

Control organizacional

se define como un proceso cuyo propósito es cerrar la brecha entre el estado actual que se observa en la organización y el estado futuro que se desea alcanzar. Los estados actual y futuro se observan mediante un conjunto de indicadores definidos en la organización. El estado futuro suele ser el resultado de un ejercicio de planeación (estratégica) donde se establece el rumbo y las metas a mediano y largo plazo para la organización.