Dadas las condiciones de regulación que afectan actualmente a las tecnologías de información, para las empresas la conservación eficaz de los registros de correo es un elemento importante. En esta tarea se incluyen los correos, que en poco tiempo se están convirtiendo en la fuente principal de datos en los procesos legales de descubrimiento y en otras investigaciones relacionadas con la seguridad de la información.

La gestión del cumplimiento de normativas para el correo electrónico es, en muchos casos, un problema especialmente agudo. A medida que el volumen de correos crece y supera los límites de la capacidad de almacenamiento, los usuarios se ven obligados a mover sus correos fuera de los servidores, hacia archivos PST (carpetas personales) en sus PCs y portátiles. Esta actividad impide o dificulta mucho la gestión y los procesos de búsqueda tal y como se necesitan para cumplir con los requisitos legales.

Para resolver este problema y facilitar la solución de cumplimiento, Exchange 2010 incorpora un sistema nuevo e integrado de archivo y retención de correos, que incluye una búsqueda detallada multibuzón y retención inmediata por motivos legales. Al combinar esta funcionalidad con la flexibilidad que permite la arquitectura de almacenamiento de Exchange se obtiene una mejora sensible del control sobre la información corporativa, los usuarios consiguen una experiencia óptima que no altera la forma en que administran sus buzones de correo habitualmente.

A pesar de todos los esfuerzos que hagamos, los usuarios cometen con frecuencia errores inocentes a la hora de utilizar información sensible de la empresa. Además existe la amenaza de acceso no autorizado a la información sensible si no se protege adecuadamente. Evitar este riesgo es un asunto aún más urgente a la vista de las cada vez más exigentes regulaciones que afectan a la información personal de clientes y empleados.

Exchange 2010 mejora el nivel de protección de las comunicaciones y el correo electrónico en su empresa gracias a una serie de funcionalidades de control de la información que se gestionan de forma centralizada. Entre ellas están la capacidad de interceptar, moderar, cifrar y bloquear el correo de una manera eficaz. Esta capacidad permite disponer de una serie de opciones flexibles para la protección y el control, tanto si desea que los controles se apliquen de forma automática y obligatoria como si prefiere que los usuarios puedan establecer sus propios niveles de protección.